Phần mềm quản lý công văn portable


1. Giới thiệu tác giả:
Phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu cá nhân” được phát triển trên nền Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ dữ liệu. Phần mềm này được phát hành hoàn toàn miễn phí. Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi @iSoft Groups.

- Thiết kế đồ hoạ: Vương Tuấn Nam
- Thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình: Vương Tuấn Nam - Hoàng Anh Thư

2. Yêu cầu cài đặt:
Để có thể sử dụng được phần mềm này, máy tính phải được cài đặt 2 thành phần sau đây:
- MS Net Framework 2.0
- MS SQLEXPRESS 2005
Linkdownload: > http://rapidshare.com/files/291622765/quan.ly.cong.van_portable_v_5.3.rar <

II. Một số tính năng của chương trình:
1. Tùy chọn hệ thống:
Chức năng tùy chọn hệ thống cho phép người sử dụng thiết lập một số tùy chọn trong quá trình sử dụng chương trình. Các tùy chọn đó bao gồm:
- Chế độ sử dụng tiếng Việt: Cho phép gõ tiếng Việt trong chương trình không cần đến sự hỗ trợ của bộ gõ như Vietkey hay Unikey
- Chế độ thông báo kết quả: Cho phép chương trình hiển thị hay không hiển thị thông báo kết quả sau khi xử lý. Việc này sẽ làm cho chương trình hoạt động tự nhiên hơn và cũng đỡ phiền hà nếu sử dụng thường xuyên
- Nén văn bản: Thực hiện nén văn bản trước khi đưa vào lưu trữ với mục đích tối ưu dung lượng của cơ sở dữ liệu. Các tài liệu văn bản sau khi được nén sẽ cho kích thước chỉ còn bằng 1/20 lần kích thước thật. Điều đó đồng nghĩa với việc dung lượng cơ sở dữ liệu sẽ nhỏ đi rất nhiều so với lưu thông thường. Tất cả các văn bản, tài liệu ở chế độ bảo vệ chống đánh cắp đều được mặc định nén.
- Mật khẩu bảo vệ: Cung cấp chức năng bảo vệ chương trình khỏi sự truy cập bất hợp pháp của người khác. Chương trình có cung cấp thêm phần nhắc mật khẩu để đề phòng trường hợp người sử dụng quên mật khẩu truy nhập.
- Thông tin đăng ký: Để sử dụng chương trình, người sử dụng phải đăng ký chương trình với tác giả (chỉ để đếm số người sử dụng) trực tiếp thông qua Internet hoặc email cho tác giả.
- Giao diện: Chương trình hiện cung cấp cho bạn 5 kiểu giao diện màu khác nhau để bạn chọn lựa tùy vào sở thích cá nhân của bạn. Kiểu dáng phần mềm được thiết kế và vẽ lại hoàn toàn trên Photoshop CS dựa trên khuôn mẫu từ phần mềm của PREVXP.

2. Cập nhật danh mục chuẩn
Danh mục chuẩn bao gồm 3 loại:
- Danh mục cơ quan ban hành: Là danh mục các cơ quan ban hành ra văn bản. Mỗi khi có phát sinh cơ quan ban hành văn bản mà chưa có trong danh mục thì người sử dụng nhập thêm vào danh mục chuẩn sau đó mới cập nhật văn bản.
- Danh mục loại văn bản: Lưu trữ các loại văn bản chuẩn hiện hành
- Danh mục lĩnh vực: Tùy theo quan điểm quản lý, phạm vi quản lý văn bản mà người sử dụng tự định nghĩa lĩnh vực liên quan vào danh mục này. Ở phạm vi rộng thì lĩnh vực có thể là Kinh Tế, Văn Hoá, Khoa Học, Giáo Dục…còn ở phạm vi hẹp thì có thể là Bổ nhiệm, Nâng lương, Kế toán, Quản trị...

3. Cập nhật dữ liệu
a. Cập nhật Văn bản pháp luật: Chức năng này dùng để đưa các văn bản cần lưu trữ vào chương trình. Trước khi cập nhật văn bản, cần xác định xem các danh mục chuẩn liên quan đến văn bản đã có hay chưa. Nếu chưa có thì phải tiến hành cập nhật danh mục chuẩn trước khi cập nhật văn bản. Văn bản sẽ bị báo trùng nếu cùng số hiệu và ngày ban hành.

b. Cập nhật Tài liệu cá nhân: Cho phép người sử dụng lưu trữ các tài liệu cá nhân dạng file điện tử với mọi loại định dạng. Dung lượng mỗi file cũng không hạn chế, có thể là vài trăm KB hoặc có khi vài trăm MB. Chương trình đã tích hợp chức năng nhận dạng một số loại file thông dụng. Khi chọn file mà phần nhập Tên tài liệu còn trống thì chương trình tự động nhận dạng tên file để đưa vào ô Tên tài liệu. Tên tài liệu được chương trình lọc để không cho người sử dụng nhập các ký tự mà hệ điều hành không cho phép khi đặt tên file. Điều này nhằm tránh các lỗi về ánh xạ dữ liệu sau này khi mà dữ liệu được ghi từ chương trình ra ổ cứng theo Tên tài liệu mà người sử dụng đã lưu.
Đối với tài liệu cá nhân, chương trình còn cung cấp chức năng bảo vệ tài liệu chống bị đánh cắp. Các tài liệu được bảo vệ sẽ có màu đỏ. Đây là một chức năng cực mạnh cho phép bảo vệ tài liệu của người sử dụng trước sự xâm nhập bất hợp pháp của người khác. Các tài liệu được chọn chế độ bảo vệ sẽ được chương trình mã hoá dựa trên mã bảo vệ do người sử dụng nhập vào. Khi mở tài liệu, nếu tài liệu thuộc tài liệu đang được bảo vệ thì chương trình yêu cầu phải có mã bảo vệ để mở. Trường hợp nhập sai mã đồng nghĩa với giải mã sai dữ liệu nhị phân sẽ gây vỡ cấu trúc file và file sẽ không mở được. Vì thế chỉ nên sử dụng một số ít mã bảo vệ chung cho tất cả các tài liệu để tránh nhầm lẫn cũng như quên mã mở sau này. Nếu tài liệu bị quên mã bảo vệ thì sẽ không bao giờ mở ra được nữa.
c. Cập nhật Thư mục: Đây là chức năng cập nhật tài liệu hàng loạt trên cơ sở xác định toạ độ thư mục bắt đầu đọc trên ổ cứng. Với chức năng này, bạn có thể ánh xạ toàn bộ dữ liệu trên ổ cứng máy tính vào trong chương trình với cấu trúc ảo tương tự. Khi thực hiện cập nhật thư mục, chương trình cho phép bạn lựa chọn loại tệp tin, kích thước tệp tin cần cập nhật. Bạn có thể dừng quá trình cập nhật bằng cách nhấn phím F4, chương trình sẽ giữ lại những gì đã thực hiện kể từ lúc bắt đầu cập nhật cho tới thời điểm dừng.

4. Tra cứu dữ liệu
a. Tra cứu Văn bản pháp luật: Chức năng tra cứu văn bản cung cấp rất nhiều tiêu chí để thực hiện tra cứu. Nếu không nhập tiêu chí nào thì mặc nhiên là liệt kê toàn bộ danh sách văn bản có trong chương trình. Nếu muốn kết xuất danh sách này ra Excel, tại danh sách, người sử dụng nhấn phím F12 để thực hiện kết xuất. Ngoài ra, nhấn phải chuột vào từng dòng văn bản, chương trình sẽ cung cấp các công cụ quản lý khác có liên quan đến văn bản đó.

b. Tra cứu Tài liệu cá nhân: Tương tự như tra cứu văn bản, tra cứu tài liệu cũng đặt chế độ liệt kê toàn bộ tài liệu có trong chương trình nếu như chỉ tiêu tìm kiếm để trống. Nếu muốn kết xuất danh sách này ra Excel, tại danh sách, người sử dụng nhấn phím F12 để thực hiện kết xuất. Ngoài ra, nhấn phải chuột vào từng dòng tài liệu, chương trình sẽ cung cấp các công cụ quản lý khác có liên quan đến tài liệu đó.

4. Quản lý thư mục ảo:
Thư mục ảo là một ý tưởng đặc sắc và là công cụ rất quan trọng của chương trình này. Nó được xây dựng mô phỏng theo chế độ quản lý thư mục trong Windows Explorer. Chương trình cho phép người sử dụng tùy vào quan điểm quản lý của mình mà tự xây dựng nên cấu trúc theo ý muốn. Cấu trúc có thể tùy ý chỉnh sửa, sao chép, di chuyển, kéo thả,…một cách hết sức linh hoạt và tự nhiên…..Cấu trúc đó có thể được ánh xạ thành cấu trúc thật trên ổ cứng máy tính thông qua sử dụng chức năng Ánh xạ dữ liệu...!

III. Các vấn đề cần chú ý:
Dưới đây là một số điểm cần nghiên cứu kỹ khi sử dụng chương trình:

1. Chương trình được xây dựng theo kiểu module hoá nhằm hướng tới một hệ thống tích hợp nhiều tính năng khác ngoài việc quản lý văn bản và tài liệu. Xu hướng sắp tới của chương trình là tích hợp các chức năng phục vụ cho công việc của một hoặc một nhóm người. Chức năng mà bạn đang thấy ở chương trình này chỉ là 1 module nằm trong hệ thống tích hợp đó. Trong các phiên bản tới, chương trình sẽ là hệ thống tích hợp nhiều tính năng. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều thứ trên hệ thống này như lịch làm việc, các loại danh bạ phổ thông,...

2. Tại bất kỳ danh mục nào (dạng grid), nếu nhấn F12 có nghĩa là sẽ kết xuất danh mục đó ra Excel.

3. Tại bất kỳ đanh mục nào, nếu có phím mũi tên trên góc có nghĩa là nhấn vào đó để mở rộng hoặc thu hẹp cửa sổ.

4. Khi cập nhật dữ liệu, chương trình báo lỗi, các mục lỗi sẽ hiện icon màu đỏ phía đầu, di chuyển trỏ chuột lên icon đó để tìm hiểu lý do lỗi và yêu cầu của chương trình.

. Tất cả các thông báo lỗi đều được lưu vào file nhật ký lỗi nằm trong thư mục gốc của chương trình.

6. Tại phần tuỳ chọn, nhấn vào nút Đăng Ký để thực hiện đăng ký phần mềm trực tuyến qua Internet. Trong trường hợp máy tính của bạn không có Internet thì có thể copy số ID gửi thư cho tác giả để lấy key phản hồi.

7. Tại bất kỳ danh mục nào (dạng grid), nhấn phải chuột để thao tác với các chức năng mở rộng.

8. Khi cập nhật tài liệu, chỉ việc bấm nút chọn file để chương trình tự động nạp tên file vào Tên tài liệu nhằm bớt được công đoạn nhập tên tài liệu.

9. Tại chức năng thư mục ảo, có thể dùng chuột kéo thả để sao chép (copy) hoặc di chuyển (cut) văn bản, tài liệu từ thư mục này qua thư mục khác. Để chuyển qua lại giữa sao chép và di chuyển, hãy dùng chức năng thứ 6 trong menu khi nhấn phải chuột vào 1 văn bản, tài liệu nào đó.

10. Trong phần hiển thị nội dung thư mục. Bên cạnh chữ Văn bản - Tài liệu là 1 Textbox cùng màu với tiêu đề cột cho phép thực hiện lọc tài liệu theo tên. Khi nội dung thư mục có quá nhiều văn bản, tài liệu trong đó thì hãy dùng chức năng này để tìm ra văn bản, tài liệu một cách nhanh nhất.

11. Mỗi khi bạn mở chương trình, chương trình sẽ thực hiện dọn dẹp các file rác do chương trình sinh ra và file rác của Internet Explorer nhằm làm cho máy tính của bạn chạy nhanh hơn. Nếu cơ sở dữ liệu có chứa các dữ liệu dư thừa sản sinh trong quá trình ghi xoá tài liệu, văn bản, chương trình cũng sẽ tự động tối ưu lại để làm nhỏ gọn lại cơ sở dữ liệu của bạn.

12. Chương trình có chức năng nhận thông báo tin tức từ tác giả nếu máy tính của bạn có kết nối Internet. Các phiên bản mới hoặc thay đổi của chương trình cũng như các dòng sản phẩm mà tác giả đã phát triển có thể được công bố thông qua chức năng này. Nếu bạn không muốn đọc các thông tin đó thì có thể tắt đi được bằng cách chọn vào ô vuông bên dưới bảng thông báo. Ngoài ra, chương trình cũng cung cấp chức năng phản hồi thông tin để bạn có thể góp ý về chương trình cho tác giả nhằm hướng tới một sản phẩm hoàn hảo.


-- xin được gửi tặng phần mềm này đến các bạn --http://phamduc9x.tk